后勤管理处内控制度

普院后勤﹝2021﹞10号

 

为了进一步规范内部控制，优化工作流程，提升工作效能，后勤管理处根据学校相关规定，结合本部门工作实际，特制定本制度。

第一章  例会制度

第一条  后勤管理处定期召开处务会和处长办公会，贯彻学校关于党风廉政建设与党内监督工作路线、方针、政策和部署，落实学校党委、纪委有关纪检监察工作要求，以及讨论决定部门内部事务。

第二条  处务会是通过民主集中的形式研究决定部门“三重一大”事项等有关问题的有效途径。处务会会每月召开两次，因工作需要可进行调整与召集。

第三条  处长办公会一般参会人员为科级以上干部，根据工作需要可以邀请相关工作人员参加。

第四条  例会会议内容由综合科负责记录，使用规范的会议记录本进行记录，妥善归档存放。

第二章  用印管理

第五条  凡属以部门名义发文，对外开出证明、函件、授权等需加盖部门公章的，都须先经部门领导批准后方可用印。以部门名义报送的日常材料，需加盖公章的，用印人须向办公室做好相关登记。

第六条  用印实行登记制度，用印人需如实登记用印日期、文件名称及发文号、发往单位（部门）、用印数等。

第七条  部门公章由后勤管理处综合科科长负责保管，一般不得携带外出。若确因工作需要将印章带出，需由用印人提出申请，明确印章名称、用途、借出时间、预计归还时间，经部门领导批准后方可带出。

第三章  公文流转

第八条  公文由后勤管理处综合科专人统一收发、分办、传递、用印和归档。校内公文的流转实行签收制度，公文流转必须做到及时、准确、完全。

第九条  收文处理:

(一）综合科专人负责签收、保存，并在来文登记表上做好公文的登记工作。

(二）根据领导批示意见，由办公室负责，及时提请相关责任人批阅办理，并做好内部公文流转阅签工作。

(三）收文件办结后相关责任人将公文送综合科留存备查，年底由综合科统一交回学校办公室归档。

第十条  发文处理:凡以部门名义印发的文件，由综合科人员校核后，统一编制文号，呈报有关领导审签。

第四章  预算编制与执行

第十一条  预算编制应结合后勤管理处工作实际，符合学校财务制度要求，合理、科学编制预算支出。

第十二条  部门根据学校的预算管理制度和工作计划合理使用预算资金，遵循经费使用公开、集体讨论、部门负责人“一支笔”审批制。当年经费当年使用，若出现经费多余情况及时通过预算调整上交学校统筹使用。

第五章  经费核算与审批

第十三条  经费的使用由各科室经办人在报销、转账等单据上签字，科室负责人核实，经处长批准方能使用，重大经费使用需事先经过处长办公会讨论通过方可执行。

第十四条  对于一次性项目，经办人须在在工作开展之前，向部门负责人汇报、请示。经部门负责人同意后，按经费支出的手续进行报销。

第十五条  报销须提供合法、有效、要素完备的原始凭证，不得伪造、变造、涂改、挖补;不得虚构业务、虚开发票。经办人、验收人、经费负责人对票据的真实性和经济业务的真实性负责。

第六章  物资采购与管理

第十六条  后勤管理处办办公用品、低值易耗品采购由综合科负责采购，物业维修材料由物业管理科根据使用需要在部门会议确定的供应商进行采购，该供应商无法提供的低值材料可以市场询价后进行采购。

第十七条  符合固定资产入账的设备采购，后勤管理处各科室提出申请，处长办公会讨论通过后由上报学校资产管理中心处理。

第十八条  部门低值易耗品由综合科负责管理与发放，维修材料由部门资产管理员采购及保管，维修人员根据使用需要进行领用。

 

第七章  固定资产管理

第十九条  后勤管理处各科室做好本科室固定资产的购置立项、验收、接受使用、安全管理、变动、报修、报损和报失等工作，办理相应手续。

第二十条  后勤管理处资产管理员负责做好固定资产的动态信息管理工作。根据学校安排，每学期清查一次本部门的固定资产。

第八章  工程项目管理

第二十一条  后勤管理处的部分物业服务工作，由于无相应专业技能维修人员和专业设备，导致无法实施的项目。可以采用物业专项服务外包的形式开展相应工作，具体操作按照《后勤管理处物业外包服务管理办法》执行。

第二十二条  单次项费用超过3000元的物业外包服务必须通过项目审议小组审议，部门负责人同意后方可执行；单次项费用超过10000元的物业外包服务必须通过项目审议小组审议，上报处长办公会讨论通过后方可执行。单次项费用低于3000元的物业外包服务可由项目执行科室进行市场询价，经部门负责人同意后开展。

第九章  保密制度

第二十三条  涉密文件的传递、借阅、保管、复印、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签字等手续。阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行;涉密文件由办公室指派专人负责保管、专册登记、专柜存放;未经领导批准，严禁携带涉密文件、资料外出。

第二十四条  涉及查信办案的讨论内容，以及会议研究未形成决策和规定的会议讨论内容，不得向其他人员泄漏;严禁个人以任何形式将摘抄的涉密文件相关内容在互联网上发布;摘录、引用国家秘密内容的材料，要做出与原件一致的国家秘密标志，按原件同样的保密措施管理;严禁违规翻拍涉密文件相关内容，严禁使用手机等通讯工具谈论或发送涉密文件相关内容。

第二十五条  对违反保密纪律造成失密、泄密和损失的人员，给予批评教育;情节严重的，给予党纪、政纪处分;故意泄密并构成犯罪的要追究其法律责任。

第十章  回避制度

第二十六条  实行回避制度。对应当回避的公务活动，相关人员不得参加有关调查、讨论、审核、决定，也不得以任何方式施加影响。

第二十七条  凡调查、讨论、审核、决定涉及本人、配偶、子女及亲属的，相关人员应当主动报告、提出回避，并服从回避决定。

第二十八条  如有需要回避的情形不及时报告或者有意隐瞒的，应予以批评教育;影响公正或造成其他不良后果的，应给予相应处分。

第十一章  附则

第二十九条  本制度未尽事宜，按照学校有关制度执行。

第三十条  本制度由后勤管理处负责解释，自公布之日起施行。

 

后勤管理处          

2021年6月1日